- Tableau des types d'améliorations
- Avantages quantitatifs
- Avantages qualitatifs
Les avantages de Kaizen et des événements Kaizen
La connotation du mot a évolué pour inclure également les améliorations rapides, comme les événements kaizen (également connus sous le nom de kaizen blitz, kaizens rapides ou projets d’amélioration rapide), qui sont des améliorations importantes réalisées rapidement. C’est l’équivalent d’un homerun au baseball.
Les kaizen et les événements kaizen produisent tous deux des résultats, comme les simples et les homeruns qui font courir les joueurs sur le terrain de baseball. Mais les kaizens sont beaucoup plus fréquents que les événements kaizen.
Pour de nombreuses organisations aujourd’hui, le kaizen et les événements kaizen sont perçus différemment du mode traditionnel d’amélioration. Par exemple, il est très courant d’utiliser kaizen pour décrire la manière dont la direction donne la priorité à des changements énormes, complexes et de grande ampleur dans l’espoir que de grandes améliorations et des bénéfices s’ensuivront. Il vous est peut-être arrivé d’entendre la direction dire des choses telles que :
- « Il suffit d’installer la nouvelle ligne de production pour doubler la production. »
- « Nous avons besoin d’un système d’information et de connaissance à l’échelle de l’entreprise pour résoudre tous nos problèmes d’inventaire. »
Ces approches traditionnelles ne produisent généralement pas les résultats escomptés. Souvent, les organisations ont tendance à négliger le véritable pouvoir du kaizen ou des événements kaizen. Elles veulent faire un homerun, mais au lieu de cela, elles font un strike out.
Il est peut-être dans notre nature de vouloir une amélioration importante et spectaculaire plutôt qu’une amélioration simple et régulière. Cela peut être dû à de nombreuses raisons, notamment à la volonté d’un responsable de marquer l’organisation de son empreinte ou à l’attitude « nous avons toujours fait comme ça ». Voir l’image pour un résumé des différences entre les deux.
| Type d'amélioration | Kaizen | Événements Kaizen | Améliorations traditionnelles |
|---|---|---|---|
| Grande ou petite échelle | De petites améliorations régulières au fil du temps. | Des améliorations importantes, rapides et simples en trois à cinq jours. | Dramatique, ponctuel, complexe, basé sur la technologie. |
| Qui est concerné ? | Individus ou groupes. | Basé sur l'équipe. | Approche descendante. |
| Coûts | Faibles coûts. | Faibles coûts. | Coût généralement élevé. |
| Potentiel d'adhésion | Bien parce que le(s) salarié(s) a (ont) eu l'idée. | Bien parce que le(s) salarié(s) a (ont) eu l'idée. | Plus difficile parce qu'on n'a pas demandé l'avis des utilisateurs. |
| Avantages escomptés | Peut être utilisé pour n'importe quelle prestation, y compris la qualité de vie au travail. | Généralement axé sur la réduction du temps ou des activités sans valeur ajoutée. | Il s'agit de révolutionner une organisation. |
Différents avantages
Rappelez-vous toujours que l’allégement est facile, mais qu’il est difficile d’amener les gens à changer. Les outils de l’allégement, tels que le kaizen et les événements kaizen, ne sont pas nécessairement sortis tout droit de l’imagination. Faire adhérer les gens à une philosophie d’amélioration continue peut parfois s’avérer difficile.
L’allégement n’est pas une question d’outils. Le Lean est dans votre tête et dans votre cœur. C’est la façon dont vous abordez votre travail, vos clients, vos fournisseurs et vos processus. Commencez par apprendre, puis passez au stade de l’accomplissement, ce qui vous amènera à devenir un penseur.
Lean leaner : Comprendre les concepts de base de l’allégement (par exemple, le gaspillage [muda], la résolution de problèmes, la gestion du changement, les 5S et l’organisation visuelle).
Lean achiever : Appliquez les concepts de base à votre organisation et poursuivez avec des concepts plus complexes (par exemple, le flux cellulaire, le kanban et la maintenance productive totale [TPM]).
Penseur Lean : Il examine naturellement la situation sous l’angle de l’allégement, en allant au-delà des simples outils. L’utilisation de kaizen ou d’événements kaizen présente plusieurs avantages. Ces avantages peuvent être classés comme quantitatifs ou qualitatifs. Malheureusement, trop de managers se concentrent uniquement sur les avantages monétaires sans tenir compte des sentiments des gens, des styles de travail ou d’autres avantages intangibles dérivés de kaizen ou d’événements kaizen.
Avantages quantitatifs
Il s’agit de résultats mesurables utilisés pour montrer à la direction des améliorations spécifiques ou prouver que le temps, les efforts et l’argent ont été utilisés à bon escient. En fonction du kaizen ou de l’événement kaizen, les avantages quantitatifs peuvent être les suivants :
- L’argent économisé.
- Gain de temps (contribuant à l’économie d’argent).
- Distance parcourue plus courte.
- Moins de personnes sont nécessaires.
- Réduction du délai d’exécution ou du temps de cycle.
- Contenu à valeur ajoutée ou non.
- Moins d’étapes dans un processus.
- Amélioration du rendement du premier passage.
- Réduction des stocks.
L’une des astuces consiste à faire appel à un comptable pour mesurer les résultats des activités avant de clôturer un kaizen ou un événement kaizen, puis de transmettre les données à la direction. Je suis toujours étonné et impressionné de voir à quel point les comptables ont été utiles dans cette étape. En outre, cette étape de mesure encourage la direction à s’approprier les résultats.
Avantages qualitatifs
Ces types de résultats « subjectifs », qui montrent l’aspect humain de l’allégement, pourraient être tout aussi importants que les résultats quantitatifs. Comme on peut s’y attendre, ces types d’avantages sont plus difficiles à mesurer.
Par exemple, nous pourrions quantifier les résultats d’un événement 5S en termes de réduction de la distance parcourue sur le lieu de travail, de diminution des incidents de sécurité et de réduction des fournitures ou des stocks. Mais peu d’entreprises prennent réellement le temps de comprendre l’aspect humain de la méthode « lean ».
Si vous écoutez les participants à un événement « lean » réussi, vous entendrez des choses telles que : « Maintenant, je peux trouver les choses ici », ou « Ces changements vont contribuer à réduire mon niveau de stress », ou encore « Regardez comme nous avons plus de place ». Il s’agit là de résultats humains importants et durables qui sont tout aussi importants que les résultats mesurables.
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Avantages spécifiques d'un événement Kaizen
Les événements kaizen présentent trois avantages spécifiques par rapport à d’autres méthodes d’amélioration. Les avantages suivants des événements kaizen sont souvent négligés par la direction :
Le temps : Quand y a-t-il vraiment assez de temps pour apporter des améliorations ? L’une des principales raisons pour lesquelles je recommande l’utilisation d’un événement kaizen comme méthode d’amélioration est que le moment de l’événement est programmé. Si vous attendez d’avoir le temps de réunir une équipe pour apporter des améliorations, vous attendrez éternellement. En programmant un événement kaizen, vous agissez de manière proactive et vous réservez du temps pour apporter des améliorations.
Le travail d’équipe : Invariablement, à la fin d’un événement kaizen, quelqu’un mentionne à quel point il a apprécié le travail en équipe. Ce commentaire indique un changement d’attitude par rapport au début de l’événement, lorsque les individus travaillaient seuls. Lorsque l’on a besoin de l’aide d’autres services lors d’un événement ou d’une activité à venir et que ces personnes ont déjà travaillé au sein d’une équipe kaizen, elles sont généralement plus que disposées à apporter leur contribution de quelque manière que ce soit. Cette attitude et cette perspective favorisent une culture de l’allégement.
La preuve : Pour convaincre les gens que l’allègement fonctionne, beaucoup ont besoin d’en avoir la preuve. En voyant les résultats immédiats d’un événement kaizen, les gens comprendront qu’ils ont plus de contrôle sur leurs zones de travail qu’ils ne le pensent. En outre, la documentation des activités nous permet de suivre les avantages et les améliorations tangibles dans les domaines de travail.
Mise en garde concernant les événements Kaizen
Certaines personnes dénigrent les événements kaizen. Elles ne croient pas aux résultats calculés ou affirment que les résultats ne peuvent être maintenus. Je ne suis d’accord avec cette affirmation que si l’équipe a falsifié les résultats ou n’a pas normalisé un processus pour en faire une méthode nouvelle et améliorée.
Si les événements kaizen sont considérés comme ayant échoué pour ces raisons, je ne blâmerais pas l’équipe. Je me pencherais plutôt sur le processus ou le système et sur les leçons à tirer pour éviter ces échecs à l’avenir.
La résistance aux événements kaizen peut s’expliquer par le fait que l’un des objectifs de l’allégement est d’instiller de la discipline dans nos organisations. Si la discipline fait défaut, je me tourne souvent vers la direction pour savoir pourquoi un événement est considéré comme un échec. Par exemple, les éléments de base de l’allégement, tels que les 5S ou le travail standardisé, peuvent aider à instaurer la discipline au sein d’une organisation pour mettre en œuvre des concepts d’allégement plus difficiles, tels que le kanban ou la TPM.
Lors d’un événement 5S, j’en ai parlé à une équipe. Pendant une pause, un membre de l’équipe m’a dit que l’entreprise utilisait déjà le kanban. J’ai demandé : « Comment cela fonctionne-t-il ? »
Elle a répondu : « Pas très bien. » Pourquoi ? Parce que l’entreprise n’avait pas mis en place la discipline nécessaire pour déplacer correctement les cartes Kanban en fonction des besoins. Cela a causé des problèmes.
Au cours de ma carrière dans le domaine de la qualité, j’ai organisé plus de 200 événements kaizen. D’une manière ou d’une autre, chaque événement a permis d’améliorer les performances de chaque entreprise. Il n’est pas rare, lors d’un changement rapide, de réduire le temps de moitié dès le premier essai. Par exemple, l’application d’un travail standardisé à un processus de saisie des commandes a permis de réduire d’un tiers le temps consacré à cette tâche et de faciliter la formation des nouveaux employés. Un événement 5S a permis de réduire le stress entre les services en organisant et en normalisant la transmission des documents.
La question de savoir si l’entreprise est en mesure de maintenir les gains est une autre histoire. Pour maintenir les gains, l’entreprise doit
- Normaliser les processus pour atteindre le nouveau niveau amélioré.
- Formez toutes les personnes concernées à la nouvelle norme.
- Suivez les résultats au fil du temps.
- Obtenir l’engagement de la direction et lui confier la responsabilité de maintenir et d’améliorer les acquis.
Conclusion
Les entreprises ne peuvent pas se contenter de programmer un événement kaizen ou d’apposer le terme kaizen sur n’importe quel projet ou activité en espérant que cela permettra de redresser une opération ou une fonction de l’entreprise.
Le kaizen ne peut pas se produire tout seul, il doit être le fruit d’un engagement sérieux et réfléchi de l’entreprise en faveur de l’amélioration continue. Les événements Kaizen peuvent ne durer que quelques jours, mais le kaizen ne se produit pas du jour au lendemain. Il s’agit d’un changement dans la façon de penser, pas seulement d’un changement de processus.
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