Il centralise vos données et informations organisationnelles, ainsi qu'une méthode fiable de documentation des procédures. Quels sont les avantages ?
Meilleur contrôle des processus
Le fait de disposer de vos données dans un système centralisé vous offre un meilleur contrôle sur tous vos processus, quel que soit le domaine d’activité dans lequel ils sont inclus. Parfois, vous pouvez avoir différents types de documents, ce qui peut entraîner des problèmes de gestion. Par exemple, vous avez un flux de travail différent pour une description de poste et pour les spécifications des fournisseurs. Le système de contrôle des documents permet de tout accéder facilement et en un seul endroit.
La personnalisation des informations entourant un document, telles que le service, le niveau de priorité ou les éléments ISO, est également utile. De cette façon, vous pouvez conserver toutes les informations dans un seul endroit central, mais vous pouvez rechercher, filtrer et modifier les mots-clés selon vos besoins pour trouver facilement des documents.
Un système de contrôle des documents est également utile avec votre système de formation. Cela vous offre un contrôle total sur la formation des employés lors de la création ou de la mise à jour des documents. Lorsqu’il est intégré à un système de formation, le contrôle des documents définit facilement qui a besoin d’une formation et met automatiquement à jour les dossiers.
Une coopération plus rapide et plus efficace
Le fait de tout avoir au même endroit permet d’améliorer la communication, en interne comme en externe. Relier tous vos documents à un système central doté de notifications et de rappels automatiques vous aide à améliorer la collaboration. Un facteur important pour parvenir à une collaboration rapide et efficace est de s’assurer que tout le monde a accès aux versions les plus précises et les plus récentes des documents.
Une autre préoccupation concernant la collaboration, en particulier lors de la communication avec des fournisseurs ou des clients, est de pouvoir partager les informations nécessaires sans compromettre la sécurité. L’utilisation d’un système de communication directe élimine le risque de perte ou d’interception d’informations via des canaux tels que le courrier électronique. Ce type de système peut filtrer ou verrouiller certaines informations en fonction de règles établies, de sorte que certaines parties ou certains utilisateurs n’ont accès qu’à ce dont ils ont besoin et peuvent voir, et à aucun autre document ou information sensible.
Visibilité accrue et plateformes d'amélioration
Lorsque les informations sont présentées de manière significative, elles peuvent être utilisées pour prendre des décisions et amorcer des améliorations. L’exécution de divers rapports donne un aperçu des différentes forces et faiblesses de l’organisation, en mettant en évidence les opportunités à exploiter et les domaines qui pourraient être améliorés. Les résultats sont importants pour la prise de décisions. Lorsque vous basez vos décisions sur des données exactes, vous pouvez être sûr que les actions qui en résulteront amélioreront vos opérations.
Lorsque vous modifiez vos processus pour soutenir ces mesures d’amélioration, il est nécessaire de préparer de nouveaux documents ou de mettre à jour les anciens. Un système de contrôle centralisé des documents prend en charge les demandes de modification et le contrôle des révisions. Il existe un moyen de réviser, de réviser et d’approuver la nouvelle version d’un document, ce qui lui permet de prendre automatiquement la place de l’ancien document.
Les fonctionnalités contribuent à l’amélioration en permettant aux changements de se produire rapidement. Si le flux de travail est automatique, vous pouvez être sûr que vos employés accèdent aux versions les plus récentes des documents. Cela réduit considérablement le temps nécessaire à la mise en œuvre d’un changement. En cas de formation supplémentaire nécessaire sur les nouvelles versions, le système avertira automatiquement toute personne qui en a besoin.
Auteur : Jana Loskotova